Od 2026 roku wnioski o dofinansowanie z Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS) składasz wyłącznie elektronicznie — przez portal praca.gov.pl. Papierowe formularze nie są już przyjmowane. Żeby złożyć wniosek, potrzebujesz aktywnego, zweryfikowanego konta na portalu.
Jeśli prowadzisz firmę szkoleniową — Twoi klienci (pracodawcy) potrzebują tego konta, żeby wnioskować o KFS. Warto znać procedurę, żeby ich przeprowadzić przez proces i nie stracić klienta na etapie formalności.
Dlaczego to się zmieniło
Nowa ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia, obowiązująca od 1 stycznia 2026, przenosi obsługę wniosków KFS do systemu elektronicznego. Urzędy pracy w całej Polsce informują pracodawców, żeby zakładali konta przed ogłoszeniem naboru — bo w trakcie naboru może być za późno na rozwiązywanie problemów technicznych.
Jak podkreśla PUP w Siedlcach: „Każdy podmiot wnioskujący o środki KFS jest zobowiązany do posiadania aktywnego konta na portalu praca.gov.pl.”
Co potrzebujesz
- Profil Zaufany (darmowy) — zakładasz przez bankowość elektroniczną, mObywatel lub na poczcie. Ważny 3 lata.
- Albo kwalifikowany podpis elektroniczny (płatny, ok. 200-400 PLN/rok).
Profil Zaufany jest najszybszą opcją. Jeśli korzystasz z bankowości internetowej PKO BP, ING, mBanku, Santandera lub kilkunastu innych banków — założysz go w 5 minut bez wychodzenia z domu.
Krok po kroku: zakładanie konta
Krok 1: Wejdź na praca.gov.pl
Otwórz www.praca.gov.pl i kliknij „Zaloguj się” w prawym górnym rogu. Na kolejnym ekranie wybierz „Nie masz konta? Załóż konto”.
Krok 2: Wybierz metodę weryfikacji
Masz dwie opcje:
| Metoda | Koszt | Czas założenia | Uwagi |
|---|---|---|---|
| login.gov.pl (Profil Zaufany) | Darmowy | 5-10 min | Przez bank, mObywatel lub pocztę |
| Kwalifikowany podpis elektroniczny | 200-400 PLN/rok | Natychmiast (jeśli masz) | Wymaga czytnika |
Wybierz „Załóż konto i zweryfikuj przez login.gov.pl” — to najszybsza ścieżka.
Krok 3: Uwierzytelnij się
Zostaniesz przekierowany do login.gov.pl. Zaloguj się przez:
- Bankowość elektroniczną (najszybsze — bez wychodzenia z przeglądarki)
- Aplikację mObywatel
- Podpis kwalifikowany
Po uwierzytelnieniu wrócisz na praca.gov.pl z formularzem rejestracji.
Krok 4: Uzupełnij formularz
Wypełnij:
- Adres e-mail (wymagany) — na ten adres dostaniesz potwierdzenia
- Telefon (opcjonalny)
- Login — wymyśl nazwę użytkownika
- Hasło — ustaw silne hasło
- Rola — wybierz „Pracodawca” lub odpowiednią rolę
Krok 5: Zaakceptuj regulamin
Przeczytaj regulamin korzystania z praca.gov.pl, zaznacz akceptację i kliknij „Zatwierdź”.
Konto indywidualne jest gotowe.
Krok 6: Utwórz konto organizacji
To kluczowy krok, o którym wielu pracodawców zapomina. Konto indywidualne to nie to samo co konto firmy. Żeby złożyć wniosek KFS jako pracodawca, musisz jeszcze:
- Zaloguj się na swoje konto indywidualne
- Wybierz „Utwórz konto organizacji”
- Uzupełnij dane firmy: NIP, REGON, nazwa, adres siedziby
- Zweryfikuj konto organizacji
Dopiero po utworzeniu i weryfikacji konta organizacji możesz składać wnioski KFS przez formularz PSZ-KFS.
Co to oznacza dla firm szkoleniowych
Wniosek KFS składa pracodawca, nie firma szkoleniowa. Ale w praktyce to Ty — jako firma szkoleniowa — często prowadzisz klienta przez cały proces. Oto co możesz zrobić:
- Wyślij klientowi ten artykuł — niech założy konto na praca.gov.pl zanim ogłoszą nabór
- Sprawdź, czy klient ma Profil Zaufany — bez niego nie założy konta
- Przypominaj o koncie organizacji — samo konto indywidualne nie wystarczy do złożenia wniosku
- Przygotuj formularz de minimis — obowiązkowy załącznik do każdego wniosku KFS; warto mieć go gotowy zawczasu
- Monitoruj nabory — kiedy ruszą, Twój klient musi być gotowy do złożenia wniosku. W KiedyNabory.pl widzisz otwarte nabory KFS w jednym widoku — filtry per województwo i program plus alerty e-mail informujące o nowym ogłoszeniu w ciągu godzin od publikacji. Pytania o działanie produktu zebraliśmy w FAQ.
Nowe zasady składania wniosków KFS w 2026
Oprócz formy elektronicznej, nowa ustawa wprowadziła kilka istotnych zmian:
- Obligatoryjna imienna lista uczestników — we wniosku podajesz imiona i nazwiska osób kierowanych na szkolenie
- Wpis do BUR jako załącznik — firma szkoleniowa realizująca szkolenie musi być wpisana do Bazy Usług Rozwojowych (BUR)
- Minimalny czas trwania naboru — co najmniej 5 dni roboczych (§ 3 ust. 4 rozporządzenia MRPiPS)
- Nabór ogłaszany z wyprzedzeniem — minimum 10 dni roboczych przed rozpoczęciem
To dobra wiadomość — masz więcej czasu na przygotowanie wniosku niż w poprzednich latach. Skorzystaj z tego: w KFS 2026 wnioski oceniane są merytorycznie (punktowo), więc lepiej przygotowany wniosek ma większą szansę. Pamiętaj jednak, że środki są ograniczone — od 2026 roku nie ma już podziału na limit i rezerwę, więc warto złożyć wniosek w terminie. Żeby nie przegapić naboru, ustaw automatyczny monitoring naborów — szczególnie ważne przy szkoleniach z zawodów deficytowych (Priorytet 2 KFS). Sprawdź, w których powiatach Twój zawód jest deficytowy.
FAQ
Czy od 2026 roku można złożyć wniosek KFS w formie papierowej?
Nie. Od 2026 roku wnioski KFS składasz wyłącznie elektronicznie przez portal praca.gov.pl. Papierowe formularze nie są już przyjmowane w żadnym urzędzie pracy.
Co potrzebuję, żeby założyć konto na praca.gov.pl?
Potrzebujesz Profilu Zaufanego (darmowy, zakładasz przez bankowość elektroniczną) lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Profil Zaufany jest najszybszą opcją — założysz go w 5 minut.
Czy firma szkoleniowa też musi mieć konto na praca.gov.pl?
Wniosek KFS składa pracodawca, nie firma szkoleniowa. Ale jeśli pomagasz klientom w procesie aplikowania, warto znać procedurę. Jeśli sam jesteś pracodawcą (masz pracowników) i chcesz szkolić ich z KFS — tak, potrzebujesz konta.
Ile czasu zajmuje założenie konta?
Jeśli masz już Profil Zaufany — ok. 10 minut. Jeśli musisz najpierw założyć Profil Zaufany przez bank — ok. 15-20 minut łącznie.
Co to jest konto organizacji na praca.gov.pl?
Konto organizacji to konto Twojej firmy, powiązane z kontem indywidualnym. Jest wymagane do składania wniosków KFS. Po zalogowaniu na konto indywidualne wybierz „Utwórz konto organizacji” i uzupełnij dane firmy (NIP, REGON, adres).
Artykuł opracowany na podstawie instrukcji rejestracji na praca.gov.pl oraz informacji PUP Siedlce o elektronicznych wnioskach KFS. Ostatnia aktualizacja: 18 marca 2026.
Autor: Michał Kukla, KiedyNabory.pl