Każdy wniosek o dofinansowanie z Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS) wymaga załączenia formularza informacji o pomocy de minimis. To obowiązkowy dokument — bez niego wniosek zostanie odrzucony na etapie weryfikacji formalnej, bez względu na merytoryczną jakość.
Jeśli prowadzisz firmę szkoleniową i pomagasz klientom składać wnioski KFS — ten artykuł wyjaśnia, czym jest formularz de minimis, dlaczego jest wymagany i jak go szybko wypełnić (nawet dla wielu klientów naraz). Pamiętaj też, że od 2026 roku Twoja firma musi być wpisana do BUR (Bazy Usług Rozwojowych) — to wymóg dla wszystkich realizatorów szkoleń z KFS.
Dlaczego KFS to pomoc de minimis
Dofinansowanie z KFS jest kwalifikowane jako pomoc de minimis — forma wsparcia publicznego, która nie wymaga notyfikacji Komisji Europejskiej, pod warunkiem że nie przekracza limitu:
| Limit | Okres | Dotyczy |
|---|---|---|
| 200 000 EUR | 3 lata podatkowe | Jeden przedsiębiorca (łącznie z powiązanymi podmiotami) |
| 100 000 EUR | 3 lata podatkowe | Transport drogowy towarów |
Limit liczy się łącznie z wszystkich źródeł pomocy de minimis — nie tylko KFS, ale też dotacje unijne, ulgi podatkowe, gwarancje bankowe BGK i inne formy wsparcia. Dlatego PUP musi zweryfikować, czy wnioskodawca nie przekroczył tego limitu.
Jakie dokumenty do wniosku KFS
Na podstawie ogłoszeń naborów KFS z 2026 roku (m.in. PUP Warszawa, PUP Braniewo) do wniosku KFS załączasz:
| # | Dokument | Opis |
|---|---|---|
| 1 | Oświadczenie o pomocy de minimis | Oświadczenie, jaką pomoc de minimis wnioskodawca otrzymał w bieżącym i 2 poprzednich latach podatkowych |
| 2 | Formularz informacji o pomocy de minimis | Szczegółowy formularz wg oficjalnego wzoru (Załącznik 5a lub 5b dla sektora rolniczego) |
| 3 | Program kształcenia ustawicznego | Opis planowanych szkoleń, uzasadnienie potrzeb, powiązanie z priorytetami |
| 4 | Oświadczenie o priorytetach | Wskazanie, które priorytety KFS 2026 spełnia szkolenie |
| 5 | Klauzula RODO | Zgoda na przetwarzanie danych osobowych — szczegółowe informacje o tym, jak my przetwarzamy dane, znajdziesz w polityce prywatności KiedyNabory.pl |
| 6 | Pełnomocnictwo | Jeśli wniosek składa pełnomocnik (np. firma szkoleniowa w imieniu pracodawcy) |
Uwaga: Lista załączników może się różnić między PUP-ami. Zawsze sprawdź ogłoszenie naboru na stronie konkretnego urzędu. Żeby nie przegapić naborów — warto monitorować je automatycznie, szczególnie przy priorytetach dotyczących zawodów deficytowych (Priorytet 2 KFS). Sprawdź, w których powiatach Twój zawód jest deficytowy.
Formularz de minimis — co zawiera
Formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc de minimis (wzór z rozporządzenia Rady Ministrów) składa się z kilku sekcji:
- Dane identyfikacyjne wnioskodawcy — NIP, REGON, nazwa, adres, forma prawna, wielkość przedsiębiorstwa
- Informacja o prowadzonej działalności — PKD, branża, identyfikator gminy
- Informacja o pomocy de minimis otrzymanej w bieżącym i 2 poprzednich latach — każde wsparcie de minimis z datą, kwotą i podstawą prawną
- Informacja o innej pomocy publicznej — dotyczącej tych samych kosztów kwalifikowanych (jeśli dotyczy)
- Forma prawna i powiązania — informacja o powiązanych przedsiębiorstwach (ważne — limit 200 000 EUR liczy się łącznie z podmiotami powiązanymi)
Jak to wygląda w praktyce firmy szkoleniowej
Typowy scenariusz:
- Klient (pracodawca) chce wysłać 3 pracowników na szkolenie
- Pomagasz mu przygotować wniosek KFS
- Klient musi sprawdzić w SUDOP (System Udostępniania Danych o Pomocy Publicznej), jaką pomoc de minimis otrzymał w ostatnich 3 latach
- Wypełniacie formularz de minimis z tymi danymi
- Załączacie formularz do wniosku na praca.gov.pl
Jeśli obsługujesz wielu klientów jednocześnie — wypełnianie formularzy ręcznie zajmuje sporo czasu. Warto też wiedzieć, że formularz de minimis dotyczy wyłącznie KFS — przy dofinansowaniach z PSF (BUR) zasady mogą być inne. Porównanie obu źródeł: KFS vs BUR/PSF.
Generator formularzy de minimis w KiedyNabory.pl
W KiedyNabory.pl udostępniliśmy generator formularzy de minimis, który przyspiesza ten proces:
- Tryb pojedynczy — wypełnij formularz interaktywnie dla jednego klienta
- Tryb CSV (batch) — zaimportuj dane do 200 firm z pliku CSV i wygeneruj formularze hurtowo
- 3 formaty — PDF (odwzorowanie oficjalnego wzoru), DOCX (edytowalny) lub CSV
Generator tworzy formularz zgodny z oficjalnym wzorem, gotowy do załączenia do wniosku KFS na praca.gov.pl.
To szczególnie przydatne, gdy obsługujesz wielu klientów w różnych regionach — zamiast wypełniać formularze ręcznie, importujesz dane i generujesz wszystkie naraz. Datę kolejnych usprawnień (m.in. import CSV, eksport DOCX) znajdziesz w dzienniku zmian KiedyNabory.pl, a podstawowe pytania o produkt — w FAQ.
Gdzie znaleźć wzór formularza
Oficjalny wzór formularza de minimis dostępny jest:
- Na stronie PUP ogłaszającego nabór — zwykle jako „Załącznik 5a” lub „Załącznik 5b” (sektor rolniczy)
- Na stronie UOKiK — sudop.uokik.gov.pl — razem z bazą danych o udzielonej pomocy
- W rozporządzeniu — Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. (z późniejszymi zmianami)
FAQ
Co to jest formularz de minimis przy wniosku KFS?
To obowiązkowy załącznik do wniosku o dofinansowanie z KFS. Formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc de minimis potwierdza, że wnioskodawca nie przekroczył limitu pomocy de minimis (200 000 EUR w ciągu 3 lat podatkowych). Bez tego formularza wniosek zostanie odrzucony na etapie formalnym.
Dlaczego KFS to pomoc de minimis?
Dofinansowanie z KFS jest kwalifikowane jako pomoc de minimis, ponieważ stanowi wsparcie publiczne dla przedsiębiorcy. Każdy pracodawca korzystający z KFS musi wykazać, że łączna pomoc de minimis (z różnych źródeł) nie przekracza 200 000 EUR w ciągu 3 lat podatkowych.
Gdzie znaleźć formularz de minimis?
Formularz jest dostępny na stronie PUP ogłaszającego nabór (zwykle jako Załącznik 5a lub 5b). Oficjalny wzór wynika z rozporządzenia Rady Ministrów. Możesz go też pobrać ze strony UOKiK.
Jak wypełnić formularz de minimis hurtowo dla wielu klientów?
W KiedyNabory.pl dostępny jest generator formularzy de minimis — wypełniasz dane ręcznie lub importujesz z CSV (do 200 firm naraz). System generuje PDF zgodny z oficjalnym wzorem, gotowy do załączenia do wniosku KFS.
Jakie dokumenty są potrzebne do wniosku KFS w 2026 roku?
Do wniosku KFS potrzebujesz: (1) formularz informacji o pomocy de minimis, (2) oświadczenie o pomocy de minimis, (3) program kształcenia ustawicznego, (4) oświadczenie o priorytetach, (5) klauzulę RODO, (6) pełnomocnictwo (jeśli dotyczy). Wniosek składasz elektronicznie przez praca.gov.pl.
Gdzie sprawdzić, ile pomocy de minimis otrzymał klient?
W systemie SUDOP (sudop.uokik.gov.pl) — System Udostępniania Danych o Pomocy Publicznej prowadzony przez UOKiK. Klient może wygenerować raport o otrzymanej pomocy de minimis za ostatnie 3 lata podatkowe.
Artykuł opracowany na podstawie ogłoszeń naborów KFS z PUP Warszawa, PUP Braniewo i rozporządzenia MRPiPS w sprawie KFS. Ostatnia aktualizacja: 18 marca 2026.
Autor: Michał Kukla, KiedyNabory.pl