Jeśli prowadzisz firmę szkoleniową w Polsce, masz dwóch głównych „partnerów finansowych” dla swoich klientów: KFS (Krajowy Fundusz Szkoleniowy) i BUR/PSF (Baza Usług Rozwojowych z Podmiotowym Systemem Finansowania). Oba programy dofinansowują szkolenia — ale działają zupełnie inaczej.
Ten artykuł porównuje oba systemy z perspektywy firmy szkoleniowej — nie pracodawcy szukającego dofinansowania. Bo to Ty musisz wiedzieć, jak pomóc klientom skorzystać z obu źródeł.
Porównanie w pigułce
| Aspekt | KFS | BUR/PSF |
|---|---|---|
| Źródło pieniędzy | Fundusz Pracy (budżet krajowy) | EFS+ (fundusze europejskie) |
| Kto zarządza | 340+ PUP (powiatowe urzędy pracy) | ~100 operatorów PSF |
| Dofinansowanie | do 70% (do 90% mikro) | 50-80% (zależy od operatora) |
| Budżet 2026 | ~419,6 mln PLN (ogólnopolski) | Osobny per województwo (EFS+) |
| Wymaga BUR | Tak (od 2026) | Tak |
| Proces | Pracodawca → wniosek do PUP | Pracodawca → umowa z operatorem → ID wsparcia → zapis w BUR |
| Nabory | Głównie Q1 (I kwartał) | Przez cały rok (per operator) |
| Ocena wniosków | Merytoryczna (od 2026) | Zależy od operatora |
| Priorytety | Krajowe + powiatowe | Regionalne (per województwo) |
| De minimis | Wymagany formularz | Nie zawsze wymagany |
Jak działa KFS — z perspektywy firmy szkoleniowej
KFS to mechanizm krajowy. Pieniądze pochodzą z Funduszu Pracy i są dystrybuowane przez 340+ powiatowych urzędów pracy (PUP).
Model sprzedaży przy KFS
Firma szkoleniowa → informuje pracodawcę o naborze KFS
↓
Pracodawca → składa wniosek do PUP (elektronicznie przez praca.gov.pl)
↓
PUP → ocenia wniosek merytorycznie → przyznaje dofinansowanie
↓
Pracodawca → podpisuje umowę z firmą szkoleniową
↓
Firma szkoleniowa → realizuje szkolenie → rozlicza z pracodawcąKluczowe cechy KFS
- Dofinansowanie do 70% kosztów szkolenia (do 90% dla mikroprzedsiębiorstw do 9 pracowników)
- Nabory skoncentrowane w Q1 — większość PUP ogłasza nabory w styczniu-marcu. Niektóre mają rundy uzupełniające później w roku
- Ocena merytoryczna — od 2026 wnioski KFS oceniane są merytorycznie, nie w kolejności zgłoszeń
- Priorytety KFS — wniosek musi wpisywać się w krajowe lub powiatowe priorytety (m.in. zawody z Barometru Zawodów — sprawdź konkretny zawód)
- Formularz de minimis — obowiązkowy załącznik do każdego wniosku
- Elektroniczne składanie — od 2026 wyłącznie przez praca.gov.pl
- Minimum 10 dni roboczych — PUP musi ogłosić nabór z takim wyprzedzeniem
Jak działa BUR/PSF — z perspektywy firmy szkoleniowej
BUR/PSF to mechanizm europejski. Pieniądze pochodzą z EFS+ (Europejski Fundusz Społeczny Plus) i są zarządzane przez ponad 100 operatorów PSF wybranych przez WUP w każdym województwie.
Model sprzedaży przy BUR/PSF
Firma szkoleniowa → publikuje Kartę Usługi w BUR
↓
Operator PSF → otwiera nabór → pracodawca składa wniosek
↓
Operator → przyznaje ID wsparcia → pracodawca zapisuje się na usługę w BUR
↓
Firma szkoleniowa → realizuje szkolenie → wystawia fakturę
↓
Operator → refunduje pracodawcy 50-80% kosztówKluczowe cechy BUR/PSF
- Dofinansowanie 50-80% — zależy od regionu, operatora i spełnienia kryteriów
- Nabory przez cały rok — każdy operator ma własny harmonogram, więc zawsze gdzieś jest otwarty nabór
- Ponad 100 operatorów — każdy z własnymi zasadami, budżetami i grupami docelowymi
- ID wsparcia — klucz do dofinansowania; pracodawca musi go uzyskać od operatora przed zapisem na szkolenie
- Ocena wniosków zależy od operatora — niektórzy oceniają merytorycznie, inni stosują system rezerwacji kalendarzowej (kto wcześniej się zapisze)
- Karta Usługi w BUR — Twoje szkolenie musi być opublikowane w BUR z pełnym opisem
Różnice w praktyce — co to znaczy dla Twojego biznesu
Sezonowość vs ciągłość
KFS jest sezonowy. Większość naborów przypada na I kwartał roku. Jeśli polegasz wyłącznie na KFS, Twój przychód z dofinansowanych szkoleń koncentruje się w pierwszej połowie roku.
PSF działa przez cały rok. Poszczególni operatorzy otwierają nabory w różnych terminach. To oznacza, że potencjalni klienci z dofinansowaniem pojawiają się regularnie — jeśli monitorujesz nabory w wielu regionach.
Wniosek: Łączenie obu źródeł wyrównuje sezonowość i daje Ci klientów z dofinansowaniem praktycznie przez cały rok.
Jedna pula vs wiele pul
KFS to jedna ogólnopolska pula (~419,6 mln PLN w 2026), dzielona między 340+ PUP-ów. Każdy PUP dostaje swoją część i decyduje samodzielnie o naborach.
PSF to wiele osobnych pul — każde województwo ma własny budżet z EFS+. Budżety regionalne są często większe niż lokalne pule KFS, bo fundusze europejskie mają dłuższe perspektywy czasowe.
Proces wnioskowania
KFS jest prostszy — pracodawca składa wniosek bezpośrednio do PUP. Jeden formularz, jeden urząd.
PSF jest bardziej złożony — pracodawca musi najpierw znaleźć właściwego operatora, podpisać umowę, uzyskać ID wsparcia, a dopiero potem zapisać się na usługę w BUR.
Wniosek: Przy PSF Twoja rola doradcza jest ważniejsza. Im lepiej poprowadzisz klienta przez proces — tym większa szansa, że wróci.
Dofinansowanie i limity
| KFS | PSF | |
|---|---|---|
| Mikroprzedsiębiorstwo | do 90% | do 80% |
| Małe/średnie | do 70% | 50-80% |
| Duże firmy | do 70% | 50-80% (nie wszędzie) |
| Limit roczny | ~200% przeciętnego wynagrodzenia na osobę | Zależy od operatora (4 000 - 100 000+ PLN na firmę) |
KFS daje wyższy procent dofinansowania, ale ma niższe limity kwotowe na osobę. PSF może dać niższy procent, ale wyższe limity na firmę — co ma znaczenie przy droższych szkoleniach.
Dlaczego warto korzystać z obu
To nie jest pytanie „KFS czy PSF?” — to pytanie „jak najlepiej wykorzystać oba?”.
Komplementarność
- KFS pokrywa szkolenia z krajowych priorytetów (zawody deficytowe, 45+, kompetencje cyfrowe)
- PSF pokrywa szkolenia z priorytetów regionalnych (zależy od województwa)
- Pracodawca może korzystać z obu — pod warunkiem, że nie finansuje tego samego szkolenia z dwóch źródeł
Model przez cały rok
| Kwartał | KFS | PSF |
|---|---|---|
| Q1 (sty-mar) | Główny sezon naborów | Nabory zależne od operatora |
| Q2 (kwi-cze) | Realizacja szkoleń z Q1 | Nabory w kolejnych regionach |
| Q3 (lip-wrz) | Ew. rundy uzupełniające | Nabory ciągłe |
| Q4 (paź-gru) | Ostatnie rozliczenia | Ostatnie nabory w roku |
Monitoring obu źródeł oznacza, że w każdym miesiącu masz szansę na klientów z dofinansowaniem.
Wspólny wymóg: BUR
Od 2026 roku oba programy wymagają, żeby firma szkoleniowa była zarejestrowana w BUR. To jeden wpis, który otwiera drzwi do obu źródeł finansowania.
Skala monitoringu — 440+ instytucji
Firma szkoleniowa, która chce w pełni wykorzystać oba programy, musi monitorować:
- ~340 PUP-ów (KFS) — każdy z własną stroną i harmonogramem
- ~100 operatorów PSF (BUR) — każdy z własnymi zasadami i naborami
- = ponad 440 instytucji z ponad 400 stronami internetowymi
Ręczne sprawdzanie to dziesiątki godzin pracy miesięcznie. KiedyNabory.pl automatyzuje ten proces — monitoruje setki źródeł informacji i powiadamia o nowych naborach zarówno KFS, jak i PSF. W jednym widoku filtrujesz nabory po programie, regionie i statusie, a alerty e-mail informują Cię o nowych ogłoszeniach w wybranych kryteriach. Aktualne statystyki monitoringu | Monitoring naborów — ręcznie vs automatycznie.
Praktyczny plan dla firmy szkoleniowej
Jeśli dopiero zaczynasz korzystać z dofinansowań — lub chcesz zoptymalizować to, co już robisz:
- Zarejestruj się w BUR — to wspólny wymóg dla KFS i PSF
- Poznaj priorytety KFS 2026 — dopasuj ofertę do priorytetów krajowych i powiatowych
- Zidentyfikuj operatorów PSF w regionach Twoich klientów — sprawdź ich zasady i harmonogramy
- Monitoruj nabory z obu źródeł — najlepiej automatycznie
- Przygotuj dwie ścieżki dla klientów — „ścieżka KFS” i „ścieżka PSF”, z jasnym opisem procesu
- Pomagaj klientom wybrać najkorzystniejsze źródło — Twoja rola doradcza to przewaga konkurencyjna
Pytania o produkt KiedyNabory.pl (filtry, alerty, dostęp, subskrypcja) zebraliśmy w FAQ.
FAQ
Czym się różni KFS od BUR/PSF?
KFS to środki krajowe z Funduszu Pracy, zarządzane przez 340+ PUP-ów. BUR/PSF to środki europejskie z EFS+, zarządzane przez ok. 100 operatorów PSF. Różnią się źródłem finansowania, poziomem dofinansowania (KFS: 70-90%, PSF: 50-80%), procesem wnioskowania i harmonogramem naborów.
Który program daje wyższe dofinansowanie?
KFS — do 90% dla mikroprzedsiębiorstw i do 70% dla pozostałych. W PSF to 50-80% w zależności od regionu i operatora. Ale PSF często ma wyższe limity kwotowe na firmę.
Czy firma szkoleniowa musi wybierać między KFS a BUR/PSF?
Nie. To komplementarne źródła finansowania. Pracodawca może korzystać z obu — pod warunkiem, że nie finansuje tego samego szkolenia z dwóch źródeł. Firma szkoleniowa powinna oferować oba warianty.
Od 2026 roku trzeba być w BUR i dla KFS, i dla PSF?
Tak. Od 1 stycznia 2026 roku wpis do BUR jest obowiązkowy dla obu programów. Dawny RIS został zamknięty.
Kiedy są nabory KFS, a kiedy PSF?
KFS: głównie w I kwartale (styczeń-marzec). PSF: przez cały rok, ale każdy operator ma własny harmonogram. Łącząc oba, masz klientów z dofinansowaniem praktycznie cały rok.
Ile jest instytucji do monitorowania?
Ok. 340 PUP-ów (KFS) + ponad 100 operatorów PSF (BUR). KiedyNabory.pl monitoruje setki źródeł informacji od tych instytucji — aktualne liczby.
Czy ten sam pracodawca może korzystać z KFS i PSF jednocześnie?
Tak, pod warunkiem że nie finansuje tego samego szkolenia z dwóch źródeł (zakaz podwójnego finansowania).
Artykuł opracowany na podstawie PARP — BUR, PSZ — KFS 2026, informacji od PUP-ów i operatorów PSF monitorowanych przez KiedyNabory.pl. Ostatnia aktualizacja: 18 marca 2026.
Autor: Michał Kukla, KiedyNabory.pl