Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS) to wydzielona część Funduszu Pracy przeznaczona na dofinansowanie szkoleń pracowników i pracodawców. Środki dystrybuują powiatowe urzędy pracy (PUP) w ramach naborów wniosków — od 2026 roku pracodawca może uzyskać dofinansowanie do 70% kosztów szkolenia (do 90% dla mikroprzedsiębiorstw). Budżet KFS na 2026 rok to ok. 419,6 mln PLN.
Jeśli prowadzisz firmę szkoleniową, KFS jest jednym z głównych źródeł Twojego przychodu. Poniżej znajdziesz wszystko, co musisz wiedzieć — nie z perspektywy pracodawcy, ale z perspektywy firmy, która realizuje szkolenia.
Jak działa KFS — mechanizm w skrócie
Ministerstwo → ustala priorytety i budżet
↓
PUP (340+) → ogłasza nabory wniosków w swoim powiecie
↓
Pracodawca → składa wniosek na szkolenie pracownika
↓
PUP → ocenia wniosek i przyznaje środki
↓
Firma szkoleniowa → realizuje szkolenie
↓
PUP → płaci za szkolenie ze środków KFSKluczowe: wniosek składa pracodawca, nie firma szkoleniowa. Ale w praktyce to często firma szkoleniowa informuje pracodawcę o naborze, pomaga przygotować wniosek i realizuje szkolenie. Dlatego monitoring naborów jest tak istotny — im wcześniej dowiesz się o naborze, tym więcej czasu masz na przygotowanie wartościowego wniosku i dotarcie do większej liczby pracodawców.
Kto może korzystać z KFS w 2026 roku
Od 2026 roku krąg uprawnionych do korzystania z KFS jest szerszy niż kiedykolwiek wcześniej. Nowa ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia rozszerzyła katalog beneficjentów:
| Kto może wnioskować | Warunek | Nowość w 2026? |
|---|---|---|
| Pracodawcy (firmy z pracownikami) | Zatrudnianie min. 1 pracownika na umowę o pracę | Nie — jak dotąd |
| Samozatrudnieni (JDG bez pracowników) | Opłacanie składek na Fundusz Pracy przez min. 6 miesięcy | Tak — nowa kategoria |
| Zleceniobiorcy i wykonawcy dzieła | Opłacanie składek na Fundusz Pracy przez min. 6 miesięcy | Tak — nowa kategoria |
Co to oznacza dla Twojej firmy: Więcej potencjalnych klientów. Samozatrudnieni i zleceniobiorcy to nowy segment rynku, który wcześniej nie miał dostępu do KFS. Jeśli oferujesz szkolenia dla freelancerów, konsultantów lub jednoosobowych firm — teraz mogą je sfinansować z KFS.
Ile wynosi dofinansowanie
| Typ pracodawcy | Dofinansowanie | Limit na uczestnika (2026) |
|---|---|---|
| Mikroprzedsiębiorca (do 9 pracowników) | do 90% kosztów (10% wkład własny) | ok. 18 000 PLN |
| Pozostali pracodawcy | do 70% kosztów (30% wkład własny) | ok. 18 000 PLN |
Od 2026 roku obowiązują też limity roczne na firmę:
| Wielkość firmy | Limit roczny KFS |
|---|---|
| Do 9 pracowników | 4-krotność przeciętnego wynagrodzenia |
| 10-49 pracowników | 8-krotność |
| 50-249 pracowników | 12-krotność |
| 250+ pracowników | 14-krotność |
Praktycznie: Mikroprzedsiębiorca może uzyskać ok. 36 000 PLN rocznie na szkolenia z KFS (90% pokrywa KFS, 10% to wkład własny). To wystarczy na kilka kursów. Duża firma — nawet 126 000 PLN (przy 70% dofinansowania).
Co można sfinansować z KFS
- Kursy i szkolenia (zamknięte i otwarte)
- Studia podyplomowe
- Egzaminy i certyfikaty (np. certyfikaty branżowe, językowe)
- Badania lekarskie i psychologiczne (jeśli wymagane przed/po szkoleniu)
- Ubezpieczenie NNW w związku ze szkoleniem
Wymóg wpisu do BUR
Od 2026 roku szkolenia finansowane z KFS mogą być realizowane wyłącznie przez instytucje wpisane do Bazy Usług Rozwojowych (BUR). Brak wpisu = wniosek pracodawcy zostanie odrzucony na etapie formalnym.
Jeśli Twoja firma szkoleniowa nie jest jeszcze wpisana do BUR — zajmij się tym w pierwszej kolejności. Bez wpisu nie zrealizujesz żadnego szkolenia z KFS w 2026 roku. Szczegóły rejestracji, wymagane certyfikaty jakości i cały proces — w artykule Co to jest BUR — przewodnik dla firm szkoleniowych.
Wpis do BUR to:
- Rejestracja w systemie na uslugirozwojowe.parp.gov.pl
- Uzyskanie certyfikatu jakości (ISO 9001, MSUES lub SUS 3.0)
- Publikacja kart usług rozwojowych w systemie BUR
Priorytety KFS — co decyduje o przyznaniu środków
PUP oceniając wnioski KFS, kieruje się priorytetami ustalonymi na dany rok. Im lepsze dopasowanie szkolenia do priorytetu — tym większa szansa na pozytywną decyzję.
W 2026 roku obowiązują 4 priorytety krajowe:
- Zarządzanie, komunikacja i przeciwdziałanie dyskryminacji — szkolenia miękkie, HR, mediacje
- Zawody deficytowe — szkolenia w zawodach z Barometru Zawodów (sprawdź filtr barometru w KiedyNabory.pl lub wyszukaj konkretny zawód)
- Umiejętności cyfrowe, AI i zielone kompetencje — IT, sztuczna inteligencja, ekologia
- Sektor zdrowotny i opiekuńczy — szkolenia medyczne, opieka, ekonomia społeczna
Dodatkowo województwa mogą ustalić do 3 priorytetów regionalnych, a powiaty — 1 priorytet lokalny. Szczegóły znajdziesz w artykule o priorytetach KFS 2026.
Jak wygląda nabór KFS
Nabory KFS ogłaszane są przez poszczególne PUP-y, nie centralnie. Każdy urząd decyduje samodzielnie kiedy i na jakich warunkach otworzy nabór. Typowy przebieg:
- PUP ogłasza nabór — na swojej stronie internetowej, z co najmniej 10-dniowym wyprzedzeniem w dniach roboczych (§ 3 ust. 3 rozporządzenia MRPiPS)
- Nabór trwa min. 5 dni roboczych — to nowe minimum; w praktyce niektóre urzędy ogłaszają nabory dokładnie na to minimum
- Pracodawca składa wniosek — od 2026 wyłącznie elektronicznie przez praca.gov.pl
- PUP ocenia wniosek — weryfikacja formalna i merytoryczna (od 2026 roku ocena punktowa, nie kolejność zgłoszeń)
- Podpisanie umowy — PUP + pracodawca
- Realizacja szkolenia — przez firmę szkoleniową wpisaną do BUR
- Rozliczenie — firma szkoleniowa fakturuje, PUP płaci ze środków KFS
Jedną pulą — bez rezerwy
Od 2026 roku nie ma podziału na limit (80%) i rezerwę Rady Rynku Pracy (20%). Cała kwota jest dostępna od początku roku. To oznacza, że nabory mogą startować wcześniej, ale też szybciej się wyczerpywać.
Jak firma szkoleniowa zarabia na KFS — model krok po kroku
- Monitorujesz nabory — automatycznie z alertami e-mail lub ręcznie (sprawdzając 340+ stron urzędów)
- Informujesz pracodawców — kiedy w ich regionie startuje nabór, dzwonisz i proponujesz szkolenie pasujące do priorytetu
- Pomagasz złożyć wniosek — doradzasz, jak uzasadnić potrzebę szkolenia i dopasować ją do priorytetu
- Realizujesz szkolenie — po pozytywnej decyzji PUP
- Fakturujesz — PUP płaci ze środków KFS (70-90% kosztów)
Klucz do sukcesu: Więcej wniosków = więcej klientów. W KFS 2026 wnioski oceniane są merytorycznie (punktowo), nie w kolejności zgłoszeń. Im wcześniej dowiesz się o naborze, tym więcej czasu masz na przygotowanie lepszego wniosku i dotarcie do większej liczby pracodawców.
KFS vs BUR/PSF — czym się różnią
| Cecha | KFS | BUR/PSF |
|---|---|---|
| Źródło finansowania | Fundusz Pracy | Fundusze europejskie (EFS+) |
| Kto dystrybuuje | Powiatowe urzędy pracy (340+) | Regionalni operatorzy (~100 w całej Polsce) |
| Jak wnioskować | Wniosek do PUP przez praca.gov.pl | Umowa z operatorem → ID wsparcia → zapis w BUR |
| Dofinansowanie | 70-90% kosztów | 50-80% (zależy od operatora i regionu) |
| Dla kogo | Pracodawcy, samozatrudnieni, zleceniobiorcy | Pracodawcy, pracownicy, samozatrudnieni |
| Budżet (2026) | ~420 mln PLN | Osobny per województwo (EFS+) |
| Nabory | Głównie Q1, ew. rundy uzupełniające | Przez cały rok (per operator) |
Oba mechanizmy są komplementarne — łączenie ich daje klientów z dofinansowaniem przez cały rok. Sprawdź katalog operatorów PSF, żeby poznać instytucje działające w regionach Twoich klientów. Szczegółowe porównanie z perspektywy firmy szkoleniowej: KFS vs BUR/PSF — który program lepszy. KiedyNabory.pl monitoruje nabory zarówno KFS, jak i BUR/PSF, żebyś nie musiał sprawdzać setek stron osobno.
Nowe obowiązki pracodawcy w 2026
Nowa ustawa wprowadziła dodatkowe wymagania, o których warto wiedzieć, żeby informować klientów:
- Imienna lista uczestników — we wniosku KFS trzeba podać imiona i nazwiska osób kierowanych na szkolenie
- Utrzymanie zatrudnienia — pracodawca musi utrzymać zatrudnienie uczestnika przez 3 miesiące po szkoleniu. Złamanie tego warunku = zwrot środków z odsetkami + roczne wykluczenie z KFS
- Wpis realizatora do BUR — jako załącznik do wniosku
- Formularz de minimis — obowiązkowy załącznik; KFS traktowany jest jako pomoc de minimis
FAQ
Co to jest KFS (Krajowy Fundusz Szkoleniowy)?
KFS to wydzielona część Funduszu Pracy przeznaczona na dofinansowanie szkoleń pracowników i pracodawców. Środki dystrybuują powiatowe urzędy pracy (PUP) w ramach naborów wniosków. Od 2026 roku pracodawca może uzyskać dofinansowanie do 70% kosztów szkolenia (do 90% dla mikroprzedsiębiorstw). Budżet KFS na 2026 rok to ok. 419,6 mln PLN.
Kto może korzystać z KFS w 2026 roku?
Od 2026 roku z KFS mogą korzystać pracodawcy, samozatrudnieni (JDG bez pracowników) oraz zleceniobiorcy i wykonawcy dzieła — pod warunkiem opłacania składek na Fundusz Pracy przez minimum 6 miesięcy.
Ile wynosi dofinansowanie z KFS?
Do 70% kosztów kształcenia dla pracodawców. Do 90% dla mikroprzedsiębiorstw (do 9 pracowników). Od 2026 roku limit na jednego uczestnika to ok. 18 000 PLN (200% przeciętnego wynagrodzenia).
Czy firma szkoleniowa może korzystać z KFS?
Tak, na dwa sposoby. Jako pracodawca — firma szkoleniowa może wnioskować o KFS na szkolenie swoich pracowników. Jako realizator szkolenia — realizujesz szkolenia finansowane z KFS dla klientów (pracodawców). To drugie jest głównym modelem biznesowym.
Czym różni się KFS od BUR/PSF?
KFS to pieniądze z Funduszu Pracy dystrybuowane przez powiatowe urzędy pracy (PUP). BUR/PSF to Baza Usług Rozwojowych finansowana z funduszy europejskich, zarządzana przez regionalnych operatorów. KFS wymaga wniosku do PUP, BUR/PSF wymaga rejestracji w systemie Podmiotowego Systemu Finansowania.
Jakie szkolenia można finansować z KFS?
Kursy i szkolenia, studia podyplomowe, egzaminy i certyfikaty, badania lekarskie wymagane przed szkoleniem oraz ubezpieczenie NNW. Od 2026 roku szkolenia muszą być realizowane przez instytucje wpisane do BUR.
Jak firma szkoleniowa zarabia na KFS?
Monitorujesz nabory → informujesz pracodawców o otwartym naborze → pomagasz złożyć wniosek → realizujesz szkolenie → fakturujesz. Klucz to zasięg i jakość — im więcej pracodawców poinformujesz i im lepiej przygotujesz wnioski, tym więcej szkoleń sprzedasz. Automatyczny monitoring daje Ci więcej czasu na przygotowanie.
Artykuł opracowany na podstawie nowej ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia, oficjalnych informacji o KFS 2026 oraz informacji Zielonej Linii. Ostatnia aktualizacja: 18 marca 2026.
Autor: Michał Kukla, KiedyNabory.pl